「管理者のためのマニュアル」カテゴリーアーカイブ

5. メールを登録者のみに送る・改訂版

2014年9月17日徳永一郎コメントする

メール、デザイン性に優れたニュースレターを登録者のみに送る方法が大幅に変わりましたので、改訂版として公開しておきます。

まず、管理画面左側から①MailPoet＞②ニュースレターを選択します。　「すべてのニュースレター」画面が現れ、ここにはこれまで発行されたすべてのニュースレターが、その開封、クリック、購読中止などの情報とともに表示されます。　③メールの新規作成をクリックします。

最初のステップとして、④スタンダードなニュースレターを選択。　⑤件名行に、わかりやすく具体的なタイトルを入れます。　⑥送付先のリストとしてメールアドレス登録、もしくはこれに加えてWordPressのユーザーを選択します。　そして、⑦次のステップをクリック。

ここで、ニュースレターの作成画面に移ります。　非常に操作性に優れた作成しやすい画面になっていますので、すぐに慣れるかと思います。右側に幾つかの⑧コンテンツが準備されており、これはクリック＞ドロップで好きなところに表示できます。　また⑨画像についても操作しやすく、ドロップすることができます。　⑩作成中のニュースレターをプレビューとしてメールで送ってみることもできます。　この段階で⑪変更を保存しておくか、⑫次のステップへ進みます。

最後に、⑬送信者、⑬返信先などを確認します。　機能としては⑭送信スケジュールを設定することもできます。　そして⑮送信するか、⑯下書きとして保存しておくかを決定します。　慣れてしまえば、非常に操作しやすく、デザイン性も優れたニュースレターが作成できるようになっています。

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6. 情報を共有する

2014年9月1日徳永一郎コメントする

情報の共有は、多くの人の助けを借りて協働しながら活動を継続的に活発にしていくために必要不可欠な要素です。　情報を共有する方法として、クラウドを利用するのが便利になっています。情報を一人のPCに置いておくのではなく、またメールにドキュメントを添付して仲間内に送る必要もありません。

クラウドを利用した情報共有サービスとしては、Google　Docs、マイクロソフトのOneDrive、AppleのiCloud、Amazon cloud drive 、Evernote などあり、それぞれ特徴、一長一短ありますが、現在のところ、1.　共有のしやすさ、2.　動作の軽さ、3.　広告がないことから、Dropbox が一番使いやすいものになっています。　MITの学生によって開発され、2008年9月にサービスがスタートし、3億人（2014年5月）に利用されています。

Dropbox の登録

登録のない人にもリンクを送ることによってファイルの共有が可能です。　が、自分でファイルをアップロードしたり、他のディバイスでもファイルを見たりする場合は登録しておいたほうが便利です。　まず、　https://www.dropbox.com/ にアクセスして①登録ボタンを押します。

登録内容は、②氏名、③メールアドレス、④パスワード、⑤規約への同意のみで、⑥登録ボタンを押します。

Dropbox の使い方

シンプルで簡単です。　まず、自分のパソコンに入っているファイルを①アップロードします。　また②フォルダーを作成しておくこともできます。　ファイルも③フォルダーも共有する事ができます。　ファイルの共有の場合、④のエリアのリンクをクイックすると、そのファイルのリンクを友人に送信する画面が出てきます。

⑥メールアドレスを入れ、⑦メッセージを添えて、⑧送信するだけです。　（従来は⑤共有・Publicフォルダーのみ編集権限を他人に付与できるとなっていましたが、現在は変更されているようです）

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5. メールを登録者のみに送る

2014年8月31日徳永一郎コメントする

この熊高49会のサイトの主な目的は、卒業生の交流を支援することです。　そのため情報が公開され、共有されますが、その形としては以下の2つのタイプが考えられます。

	サイト	登録者へのメール	Facebook 熊高49会グループ	情報の性質
A型	✔	✔	✔	公開情報
B型	×	✔	✔	非公開情報

今回は、B型の非公開情報（メールアドレスや電話番号を始めとして、個人を特定できる様な情報を含むもの）を、登録された卒業生にのみメールで送る手順を示しておきます。

（追記：　2014年9月17日　メールアドレス登録者のみにニュースレターを送る方法が大幅に変わりました。　詳しくは、5 メールを登録者のみに送る・改訂版を御覧ください。）

管理画面・ダッシュボードの左側、一番下の①Subscribe 2 を選択、②メール送信をクリックします。　「読者にメールを送る」という画面が現れます。　③件名を適切に書き換え、メールの本文は④のエリアに記入します。　⑤ファイルを添付することもできます。　「ファイルを選択」をクリックすると、パソコンのファイルを選択でき添付できるようになります。　⑥宛先としては通常デフォルトの「すべてのユーザーと読者」で大丈夫です。　⑦プレビューも可能です。　最後に⑧送信をクリックすることによって、すべての登録者にメールが送信されます。　現在のサーバーではメール一斉送信は最大500名までとなっています。

メールで送信した内容は、facebookの熊高49会グループへも投稿しておくのが良いでしょう。

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4. 写真をアップする、投稿する

2014年8月31日徳永一郎コメントする

写真を投稿する手順を説明しておきます。（追記：　2014年9月5日WordPress 4.0 のリリースによって、若干メディア画面が変更になっています。　が、基本的な操作はこれまでと同じです）

記事を書いている際に写真（動画も含んで、メディアと呼ばれています）を挿入したくなった場合、左上の①「メディアを追加」をクリックします。

すると「メディアを挿入」という画面が現れます。　すでに画像がメディアライブラリにあればそれを選択し、右下の②「投稿に挿入」ボタンをクリックします。

まだ画像をアップしていない場合は、③「ファイルをアップロード」を選択、写真をこの領域に④ドロップするか、通常行われるように⑤「ファイルを選択」ボタンを押して、パソコンの中の写真を選択します。最後は右下の⑥「投稿に挿入」ボタンを押します。

最近の写真の解像度は高くなってきています。　一般的にオリジナルのサイズのまま、アップしておいて構いません。　特にサイトの記憶容量、写真の大きさを気にする必要はありません（ただし最大サイズは2MB)。　挿入の際には、自動的に投稿記事に最適な大きさに変更されて挿入されます。

記事に挿入した写真をクリックすると、写真の⑦編集や⑧削除ができるようになります。　また写真のみを投稿するような場合、公開する際に右側の⑨フォーマットで⑩画像を選択しておけば、この熊高49会のサイトでは、サイトの右側に優先的に表示されるようにしてあります。

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3. 記事を公開する

2014年8月31日徳永一郎コメントする

記事を公開する手順を書いておきます。

①メールアドレス登録者への送付

まず、書いた記事をメールアドレス登録者に送付（一斉配信）するか？
デフォルトですべての記事は自動的にメールアドレスを登録した人たちへ配信されるようになっています。　（改定：2014年9月17日）　　デフォルトでは、①「送付しない（通知しない）」となっていますので、送付する場合は、このチェックを外してください。　基本的に熊高49会のサイトでの記事は、メール登録者へすべて配信されるのが望ましいと思いますが、あまりに頻度が多い場合や、全く関係ない内容であれば送付しない場合があるでしょう。　メール登録者への一斉送付は、記事が公開されるタイミング、一回のみですので、配信する場合はこのチェックを外すのを忘れないようにしてください。

②Facebook 熊高49会グループへの投稿

非公開のグループですので、これも原則サイトの記事は自動的に投稿されるようになっています。　頻度、もしくは内容によっては投稿しない場合があり、その際は②ここのチェックを外しておいてください。

後は適切な③カテゴリーを選択して、④公開ボタンを押せば記事が公開され、メール配信されると同時に、Facebook 熊高49会グループにも投稿されます。

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2. 記事を書く

2014年8月31日徳永一郎コメントする

早速記事を書いてみましょう。　ダッシュボード上部、①＋新規＞投稿をクリックします。

投稿画面が現れます。　まず、①タイトルを入れます。　ここは「お知らせ」など抽象的ではなく、なるべく具体的に「11月8日熊本江原会総会について」などと書くよう心がけてください。

次に記事そのものは、この②の部分に書いていきます。　一つだけ注意していただきたいのは、「改行キー」の使い方です。　普通に改行キーを押すと、それは「段落分け」と認識され、一行飛ばして次が始まります。　一行だけ改行したいときには、シフト・キーを押して改行キーを押す必要があります。

記事の書き方としては、モバイル端末での記事の見え方を意識して、なるでく文章を続けて書いた上で、段落でまとめておくことが推奨されます。　一文、一文ごと改行していくメールによくみられる文章の書き方は、モバイル端末では非常に見づらいものになります。　後は、よく見慣れた記号が並んでいますので色々と文章をお化粧することもできます。

文章を書き終わった時、もしくはその途中でも、最後に必ず③下書きとして保存しておいてください。　プログラムでも自動的に保存していきますが、最後にこのボタンを押しておいて下さい。　この段階で下書きは管理者同士で同時に見ることもできますので、内容の確認、修正などが容易に行えるようになっています。

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